โดยหลักการแล้ว การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านการศึกษาอาจแบ่งเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ ๒ ประเภท คือ ใช้เป็นเครื่องมือในการศึกษา และใช้เป็นเครื่องมือในการสอน
การบริหารการศึกษาเป็นเรื่องที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งทางด้านการศึกษา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถาบันการศึกษาที่มีนักศึกษาจำนวนมาก หรือมีวิชาจำนวนมากที่เปิดให้นักศึกษาเลือกเรียนตามความถนัดและความต้องการดังนั้น ผู้บริหารการศึกษาจึงมีความจำเป็นที่จะต้องทราบข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในการจัดเตรียมงบประมาณ จัดเตรียมห้องเรียนได้ตามความต้องการ จัดครูหรืออาจารย์ผู้สอนได้ตามความถนัดของผู้สอน และมีชั่วโมงการสอนพอเหมาะทุกคน รวมทั้งการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายในแต่ละสาขาวิชาเพื่อที่จะได้ทราบว่าในปีต่อๆ ไป ถ้าเราจะผลิตนักศึกษาเหล่านั้นจะต้องลงทุนอีกเท่าใด และถ้าเพิ่มจำนวนนักศึกษาขึ้นอีกจะมีผลทำให้ต้องเพิ่มบุคลากร อาคาร ห้องเรียนและงบประมาณเป็นเท่าใด นอกจากนี้ยังสามารถพิจารณาได้ว่า วิชาการประเภทใดบ้างที่นักศึกษาไม่ค่อยนิยมเรียนอาจจะต้องหาทางชี้แจงให้นักศึกษาเข้าใจ หรือพิจารณาปิดวิชาเหล่านั้น โดยทั่วไปแล้ว ในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ทางการบริหารการศึกษานั้น จะแบ่งข้อมูลออกเป็น ๕ ด้านคือ ด้านนักศึกษา ด้านแผนการเรียน ด้านบุคลากร ด้านการเงิน และด้านอาคารสถานที่และอุปกรณ์
ข้อมูลด้านนักศึกษา เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับประวัติส่วนตัวของนักศึกษาว่า เกิดเมื่อใด ที่ไหน ชื่อบิดามารดาอาชีพบิดามารดา เคยเรียนมาจากที่ไหนบ้าง เป็นต้นอีกส่วนหนึ่งเป็นประวัติการศึกษาในระหว่างศึกษาอยู่ ณ สถาบันนั้นๆ ว่าเคยลงทะเบียนเรียนวิชาอะไร ผลการศึกษาเป็นอย่างไรในแต่ละภาคการศึกษา เพื่อให้ได้ข้อมูลดังกล่าวครบถ้วน ส่วนใหญ่เขาจะนิยมใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในงานลงทะเบียน
ข้อมูลด้านแผนการเรียน เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับวิชาที่เปิดสอนว่าแต่ละวิชามีรหัสชื่อวิชา หน่วยกิต เวลาเรียนและสอนที่ไหน และวิธีการสอนเป็นบรรยายหรือปฏิบัติการเป็นต้น
ข้อมูลด้านบุคลากร เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับครูผู้สอนว่ามีวุฒิอะไร มาจากที่ไหน เพศหญิงหรือเพศชาย สอนวิชาอะไรบ้าง กำลังทำวิจัยหรือเขียนตำราเรื่องอะไร และเงินเดือนเท่าใด เป็นต้น
ข้อมูลด้านการเงิน เป็นข้อมูลที่สถานการศึกษานั้นได้รับเงินจากอะไรบ้าง ได้ใช้เงินเหล่านั้นแต่ละเดือนเท่าไรใช้ซื้ออะไรบ้าง และยังเหลือเงินอยู่เป็นจำนวนเท่าใด เป็นต้น
ข้อมูลด้านอาคารสถานที่และอุปกรณ์ เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับอาคาร ห้องแต่ละห้องเป็นห้องปฏิบัติการหรือห้องบรรยาย ห้องพักนักศึกษา ห้องทำงาน ความจุของแต่ละห้องมีโต๊ะและเก้าอี้กี่ตัว ขนาดห้องกว้างและยาวเท่าใด และในแต่ละห้องมีอุปกรณ์เครื่องมืออะไรบ้าง เป็นต้น
จากข้อมูลทั้ง ๕ ด้านที่ได้จากคอมพิวเตอร์นี้ ผู้บริหารการศึกษาสามารถนำมาใช้ช่วยในการตัดสินใจได้ เช่นอยากจะทราบว่า ผลการเรียนในแต่ละวิชามีการให้เกรดผู้สอบอย่างไร คอมพิวเตอร์ก็สามารถวิเคราะห์ออกมาได้เพื่อใช้พิจารณาความยากง่ายของข้อสอบ หรือการให้คะแนนสอบเพื่อปรับปรุงการเรียนการสอน ถ้าต้องการทราบว่าในสถานศึกษาของตนเองสอนวิชาหนักไปทางไหนบ้าง ถ้าจะเพิ่มวิชาอีกจะมีอาจารย์ผู้มีความรู้ด้านนั้นๆ หรือไม่ ทางด้านอาคารสถานที่ก็สามารถวิเคราะห์ได้ว่ามีการใช้ห้องเต็มที่หรือไม่ ถ้าเพิ่มนักศึกษาอีกจะมีปัญหาเรื่องอาคารเรียนอย่างไรบ้าง เป็นต้น
การใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการสอนนี้ มีผู้เกรงกลัวกันเป็นอันมากว่าจะทำให้ครูตกงาน แต่ตามความเป็นจริงแล้วคอมพิวเตอร์อาจช่วยครูทำงานบางอย่างได้ดีกว่าครู แต่ก็มีงานหลายอย่างที่คอมพิวเตอร์ทำไม่ได้ ยังคงจำเป็นที่จะต้องให้ครูทำอยู่อย่างแน่นอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานที่คอมพิวเตอร์ช่วยทำได้ดีกว่าครูนั้นเป็นงานจำเจ ซึ่งครูเองคงไม่ตื่นเต้นสนใจ หรือต้องการที่จะทำอยู่ตลอดไปนักฉะนั้น คอมพิวเตอร์จะช่วยให้ครูใช้ความรู้ความสามารถพิเศษให้เป็นประโยชน์แก่ระบบการศึกษาได้มากขึ้น
เพื่อให้เข้าใจว่าคอมพิวเตอร์จะช่วยในการสอนได้อย่างไรนั้น สิ่งแรกที่ควรทำก็คือ ศึกษาและพิจารณาระบบการศึกษาปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร มีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง จะใช้คอมพิวเตอร์ช่วยได้หรือไม่ ข้อเสียที่สำคัญๆ ของระบบการศึกษาที่ยังไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการสอนมีอยู่สองประการ คือ
๑. ความไม่ยืดหยุ่นของระบบ เมื่อพบว่าอะไรควรจะแก้ไขปรับปรุง กว่าจะปรับปรุงเสร็จก็ใช้เวลานานมากอาจเป็นเวลา ๒-๓ ปี และเมื่อปรับปรุงเสร็จก็มักจะกล่าวว่าสิ่งที่ได้ปรับปรุงแล้วนั้นไม่เหมาะสม ไม่ทันต่อเหตุการณ์แล้ว จำเป็นต้องแก้ไขปรับปรุงใหม่อีก
๒. ความไม่สามารถของระบบที่จะจัดให้นักเรียนแต่ละคนได้มีโอกาสเลือกเรียนได้ช้าหรือเรียนได้เร็วตามความชอบ ความเฉลียวฉลาดและความสามารถของเด็ก เช่น เด็กคนใดมีความชอบหรือมีความคล่องในวิชาใดเป็นพิเศษควรจะเรียนวิชานั้นให้เข้าใจได้ในระยะเวลาอันสั้นและรวดเร็วกว่าเด็กคนอื่น แต่ในปัจจุบันเด็กทุกคนจะต้องมานั่งทนเรียนวิชานั้นไปจนสิ้นสุดภาคการศึกษาตามที่กำหนดไว้ให้ ซึ่งอาจจะทำให้เด็กคนนั้นเบื่อมาก จนอาจก่อกวนให้เด็กคนอื่นเสียการเรียนไปด้วย
ข้อเสียทั้งสองประการข้างบนนี้ พอจะมีทางแก้ไขได้ไม่ยากนัก โดยการใช้คอมพิวเตอร์ช่วย ซึ่งถ้าจะให้ได้ผลดีเต็มที่ จะต้องใช้คอมพิวเตอร์แบบที่ใช้พร้อมๆ กันได้หลายสิบคนให้ทั้งเด็กและครูแต่ละคน และทุกคนมีโอกาสได้ใช้คอมพิวเตอร์เมื่อใดก็ได้เท่าที่เขาต้องการ คอมพิวเตอร์จะต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดของเด็กและครูทุกคนโดยละเอียดว่าเด็กคนไหนเรียนวิชาอะไรถึงไหน มีปัญหาหรืออุปสรรคอะไร ครูคนไหนมีหน้าที่ดูแลเด็กคนไหน สนใจขอดูรายงานเกี่ยวกับเด็กในความดูแลของตนเพียงพอหรือไม่ ถ้าครูอยากทราบผลการเรียนของเด็ก ก็อาจถามคอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์จะแสดงรายงานให้อ่านบนจอโทรทัศน์ได้ทันทีหรือถ้าต้องการรายงานเป็นหลักฐาน คอมพิวเตอร์ก็พิมพ์ออกมาให้ได้ ประโยชน์สำคัญที่สุดก็คือ เด็กแต่ละคนจะมีโอกาสได้ศึกษาวิชาที่สนใจตามอัตราช้าเร็วตามความต้องการของตน ถ้าเด็กคนไหนสนใจวิชาใดมาก จะเรียนติดต่อกันให้จบในสัปดาห์เดียวก็ได้ ถ้าสนใจจะศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมในเรื่องนั้น คอมพิวเตอร์ก็ช่วยแนะนำหนังสืออ่านประกอบต่อไปได้ ถ้าเด็กคนไหนไม่ชอบวิชานั้นนักเรียนเป็นเวลาหลายเดือนก็ไม่ได้ผล คอมพิวเตอร์ก็จะช่วยหาวิธีสอนแบบต่างๆ เช่น เรียนโดยการเล่น เป็นต้น คุณภาพของระบบการสอนโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยนี้ จะมีประสิทธิภาพเพียงใดนั้น ขึ้นอยู่กับผู้ออกแบบระบบ และแต่งตำราสำหรับระบบโดยตรง ซึ่งอาจใช้ผู้เชี่ยวชาญหลายด้านหลายคนช่วยกันได้
โดยสรุปแล้วการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการเรียนการสอน อาจได้ประโยชน์ต่างๆ ดังต่อไปนี้
๑. คอมพิวเตอร์สามารถเปลี่ยนแปลงจุดเริ่มต้นและจังหวะช้าเร็วของการเรียนการสอน ให้เข้ากับนักเรียนแต่ละคนและทุกๆ คนได้ทันทีทันใด
๒. งานซ้ำซากที่ครูไม่อยากทำและไม่น่าจะต้องทำ เช่น จัดทำตารางสอบ รวมคะแนนสอบ จัดลำดับคะแนน คำนวณหาคะแนนเฉลี่ย ครูก็จะไม่ต้องทำ เพราะให้คอมพิวเตอร์ทำแทนได้
๓. ครูมีเวลาเอาใจใส่ ช่วยแนะนำแก้ปัญหาด้านจิตใจ ด้านครอบครัว ให้เด็กได้ทั่วถึงยิ่งขึ้น
๔. คอมพิวเตอร์สามารถเก็บประวัติผลการเรียนของเด็กทุกคน ทุกวิชา ได้อย่างละเอียดมากกว่าที่ครูจะจำได้หมด และคอมพิวเตอร์สามารถเสนอรายงานด้านต่างๆเกี่ยวกับเด็กแต่ละคนให้ครูได้ใช้ประกอบการตัดสินใจได้รวดเร็วทันใจกว่าที่ครูจะให้เลขานุการช่วยค้น หรือที่ครูจะลงมือทำประวัติเหล่านั้นด้วยตนเอง
๕. เด็กสามารถเลือกเรียนวิชาที่ตนสนใจได้ แม้ว่าโรงเรียนที่เด็กอยู่นั้น จะไม่มีครูที่มีความรู้ความสามารถจะสอนวิชานั้นๆ ได้
๖. เราสามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ได้ง่ายกว่าการแก้ไขเปลี่ยนแปลงความคิดเห็นของครู เพราะเครื่องไม่มีความรู้สึกว่าจะเสียเหลี่ยมที่จะต้องยอมรับว่า อะไรที่เคยทำอยู่แล้วนั้นไม่เหมาะสมกับเหตุการณ์ปัจจุบัน จำเป็นต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลง
๗. การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการเรียนการสอนอาจจะทำให้ทั้งเด็กและครูเข้าใจความเกี่ยวข้องของวิชาต่างๆมากขึ้น
๘. การให้เด็กได้รู้จักการใช้คอมพิวเตอร์ตั้งแต่ยังอยู่ในโรงเรียน จะเป็นการเตรียมให้เด็กไม่กลัวการใช้คอมพิวเตอร์เมื่อจบการศึกษาไปแล้ว เพราะในอนาคตนั้นงานทางด้านรัฐบาลและเอกชนก็จะต้องเกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ทั้งนั้น
ข้อเสียของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการเรียนการสอนก็คือ ค่าใช้จ่ายสูง ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญทั้งด้านการศึกษาและด้านคอมพิวเตอร์ ต้องลงแรงใจในการออกแบบระบบมากกว่าการเขียนตำราธรรมดา
สำหรับประเทศเรานั้น ถ้าจะไปซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมทั้งชุดคำสั่งสำหรับช่วยในการเรียนการสอน และจ้างผู้เชี่ยวชาญมาจากต่างประเทศ ก็จะสิ้นเปลืองงบประมาณมากกว่าที่ประเทศชาติจะสามารถจัดสรรให้ได้ ฉะนั้นเราจึงควรต้องใช้วิธีแบบไทยๆ ของเรา คือ ใช้ของไทยและคนไทยให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เรามีผู้เชี่ยวชาญด้านการศึกษามีผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ และสามารถสร้างเครื่องโทรทัศน์ เครื่องพิมพ์ดีด ที่จะใช้ต่อกับคอมพิวเตอร์ได้ในราคาถูก หรืออีกวิธีหนึ่ง ควรพยายามปรับปรุงแก้ไขระบบการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการเรียนการสอนให้เหมาะสมกับสภาพของเรา คือ ใช้เครื่องให้น้อยใช้คนให้มาก ซึ่งก็คงจะไม่ง่ายนัก แต่ก็น่าจะทำได้ ถ้ามีการระดมความคิดมาช่วยงานด้านนี้
