การจัดการข้อมูล หมายถึง คุณสมบัติในการกระทำเกี่ยวกับข้อมูลที่อยู่ในเซลล์แต่ละเซลล์เช่น การจัดเรียงข้อมูล การค้นหาข้อมูล การแทนที่ข้อมูล เป็นต้น
โปรแกรมจัดการข้อมูล(Data Management Software)
โปรแกรมจัดการข้อมูล คือ โปรแกรมสำหรับการสร้าง จัดการ และรวบรวมข้อมูลจากไฟล์ต่างๆ โดยมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการสร้างระบบสารสนเทศต่างๆ ได้ เพื่อให้ข้อมูลถูกจัดเก็บในรูปแฟ้มข้อมูล
ปัจจุบัน ความต้องการใช้ข้อมูลเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ทันต่อสถานการณ์ปัจจุบันมากที่สุด จึงทำให้มีการนำฐานข้อมูลมาประยุกต์ใช้ในส่วนงานต่างๆ เพิ่มมากขึ้น
ฐานข้อมูล คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บเพื่อสนองความต้องการของระบบงานต่างๆ ในเวลาเดียวกัน โดยมีข้อมูลอยู่ที่ศูนย์กลาง
โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (DatabaseManagement System) คือโปรแกรมที่ช่วยในการสร้าง หรือดูแลฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูล และเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยผู้ใช้ไม่ต้องสร้างแฟ้มข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน ซึ่งช่วยลดปัญหาความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล ลดปัญหาความยุ่งยากในการบำรุงรักษาข้อมูล และสามารถ ใช้ข้อมูลร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลจึงมีหน้าที่ในการควบคุมความคงสภาพของข้อมูล การควบคุม การใช้งานจากผู้ใช้หลายคน การควบคุมความ ปลอดภัยของข้อมูล การสำรองข้อมูลและการฟื้นสภาพข้อมูล
การควบคุมการคงสภาพของข้อมูล หมายถึง การควบคุมให้ข้อมูลมีความถูกต้องอยู่เสมอ และไม่มีการจัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันการควบคุมการใช้งานจากผู้ใช้หลายคนหมายถึง การควบคุมการใช้ข้อมูลจากผู้ใช้งานหลายคนพร้อมกันในเวลาเดียวกัน ข้อมูลจะต้องมีความทันสมัยอยู่ตลอดเวลา ผู้ใช้งานทุกคนควรจะได้รับข้อมูลที่ตรงกัน รวมถึงควบคุมลำดับการ
ทำงานของผู้ใช้แต่ละคนที่ใช้งานฐานข้อมูลด้วย
การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลหมายถึง การควบคุมการใช้งานข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูล โดยป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิในการใช้ข้อมูลเข้ามาเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลได้
การสำรองข้อมูลและการฟื้นสภาพข้อมูลหมายถึง คุณสมบัติในการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่หนึ่ง เพื่อเป็นข้อมูลสำรองสำหรับเรียกกลับมาได้ เมื่อข้อมูลปัจจุบันมีปัญหาการใช้งานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล ผู้ใช้งานจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับฐานข้อมูลเบื้องต้นพอสังเขป เพื่อให้ระบบงานที่สร้างโดยใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลต่างๆ สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลมีจุดเด่นอยู่ที่การค้นหา และจัดทำรายงานต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วทั้งการแสดงผลบนจอภาพ และการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
การแสดงผลทางจอภาพสามารถทำได้โดยใช้ภาษาเรียกค้น หรือที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า Query Language ภาษานี้จะใกล้เคียงกับภาษาธรรมชาติมากที่สุด ผู้ใช้จึงสามารถเรียนรู้การสร้างคำสั่ง ได้เร็ว การเรียกค้นทำได้โดยส่งคำสั่งด้วยภาษาเรียกค้นซึ่งมีเงื่อนไขต่างๆ เข้าไป เพื่อให้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลดึงข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ การแสดงผลในรูปรายงานสามารถแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น แสดงในรูปของข้อความ ตาราง แผนภูมิ รูปภาพ ซึ่งขึ้นอยู่กับผู้ออกแบบและพัฒนาระบบงาน
