โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลคือ โปรแกรมสำหรับจัดเตรียมเอกสารต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการนำเสนอข้อมูล เช่น แผ่นใส สไลด์ โปสเตอร์ เอกสารสำหรับผู้ฟัง หรือเอกสารสรุป สำหรับผู้พูด หากจะต้องเตรียมเอกสารเหล่านี้ด้วยมือทั้งหมด ก็จะต้องเตรียมงานในปริมาณที่ค่อนข้างมาก และต้องทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีก ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองเวลา ดังนั้น การนำเสนอข้อมูลในปัจจุบันจึงนิยมใช้โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลแทนซึ่งโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลไม่ค่อยมีการปรับเปลี่ยนมากนัก มีเพียงการเพิ่มเติมส่วนการช่วยเหลือแนะนำ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวกรวดเร็วขึ้น เพิ่มความสามารถในการนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสม ที่มีทั้งข้อความ (Text) กราฟิก (Graphic) เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video)เพิ่มความสามารถในการสร้างแฟ้มข้อมูลที่เป็นเอกสารเว็บ เพื่อให้ทันสมัยในยุคอินเทอร์เน็ตอีกด้วย นอกจากนี้ ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมต่างๆ ได้ เช่น ความสามารถในการดึงข้อมูลจากโปรแกรมแผ่นตารางทำการ และ โปรแกรมประมวลผลคำเข้ามาใช้งานร่วมกัน เป็นต้น
คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมการนำเสนอข้อมูล คือ การเริ่มต้นใช้งานได้ง่าย มีวัตถุดิบให้เลือกใช้งานมากมาย ความสามารถในการจัดการกับสไลด์ได้ง่าย และความสามารถในการควบคุมการแสดงผลของข้อมูลได้ดี
การเริ่มต้นใช้งานได้ง่าย หมายถึง โปรแกรมได้จัดเตรียมรูปแบบสไลด์ที่จะนำเสนอข้อมูลให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจ และตามความเหมาะสมของงาน โดยไม่จำเป็นต้องสร้างรูปแบบขึ้นมาเอง โปรแกรมบางโปรแกรมได้พัฒนาให้มีความสะดวกสำหรับผู้ใช้มือใหม่ ด้วยการเรียกใช้ส่วนช่วยเหลือแนะนำการสร้างงาน นำเสนอข้อมูลทีละขั้นตอนจนเสร็จ เพื่อให้ได้งานที่ถูกใจ นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังไม่จำเป็นต้องมีฝีมือทางศิลปะ และมีความเชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์เป็นพิเศษ ก็สามารถสร้างงานสำหรับนำเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สวยงาม และสะดุดตา เพราะโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลมีวัตถุดิบให้เลือกใช้มากมาย นอกจากข้อความ (Text) แล้วยังมีข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ เช่น แผนผัง (Chart) กราฟิก (Graphic) เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video) เป็นต้น โปรแกรมรุ่นใหม่ๆ ในปัจจุบันจึงได้เพิ่มแฟ้มข้อมูลของวัตถุดิบเหล่านี้ไว้มากมายให้เลือกใช้ได้ตามความพอใจ ดังนั้น งานนำเสนอข้อมูลแบบใหม่จึงเป็นการแสดงข้อมูลที่ผสมผสานข้อมูลรูปแบบต่างๆ เข้าด้วยกัน เรียกว่า การนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสม (Multimedia) ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านั้นจึงจัดเป็นวัตถุดิบที่สำคัญสำหรับการสร้างงานนำเสนอข้อมูลให้น่าสนใจและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ความสามารถในการจัดการกับสไลด์ได้ง่ายหมายถึง ความสามารถในการกำหนดรูปแบบหลัก หรือรายละเอียดอื่นๆ ของสไลด์ไว้เพียงครั้งเดียวเช่นสีของพื้นหลังสไลด์ สีของข้อความ รูปแบบตัวอักษร เป็นต้น จากนั้น จึงนำรูปแบบหลักนี้ไปใช้กับทุกสไลด์ที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลนั้นให้กับหน้าหลักเพียงหน้าเดียว ถ้ามีการแก้ไขปรับแต่งในภายหลัง ก็สามารถทำได้ในหน้าหลักเพียงหน้าเดียวเช่นกัน โดยโปรแกรมจะแก้ไขให้เองอย่างอัตโนมัติในทุกๆ หน้า การสร้างหน้าใหม่ การลบสไลด์บางหน้า หรือการสับเปลี่ยนลำดับ การแสดงผล สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องสร้างไปเรียงไปทีละหน้าให้ถูกต้องตั้งแต่แรก
ความสามารถในการควบคุมการแสดงผลของข้อมูลได้ดี หมายถึง ความสามารถในการควบคุมการเปลี่ยนหน้าสไลด์แต่ละหน้า หรือการแสดงข้อความแต่ละบรรทัดแตกต่างกันตามความเหมาะสม เช่น ให้จอภาพของสไลด์หน้าที่แสดง เสร็จแล้ว ค่อยๆ เลื่อนออกไปทางด้านใดด้านหนึ่งแล้วค่อยให้สไลด์หน้าต่อไปมาปรากฏแทน หรือ ในการกำหนดการแสดงข้อความ อาจกำหนดให้ข้อความค่อยๆ เลื่อนลงมาจากข้างบน หรือจากข้อความที่เลือนลาง แล้วค่อยๆ ปรากฏชัดขึ้นเรื่อยๆ เป็นต้น ความสามารถนี้ช่วยให้การนำเสนอข้อมูลมีการเคลื่อนไหว จึงทำให้ไม่น่าเบื่อ และน่าสนใจยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ในการสร้างงานนำเสนอข้อมูลที่ผ่านมา บางโปรแกรมสามารถสร้างแฟ้มข้อมูล ๑ แฟ้มต่อสไลด์ ๑ หน้า ดังนั้น การแสดงผลข้อมูลเพียงรูปแบบเดียวก็เพียงพอแล้ว แต่สำหรับโปรแกรมที่สามารถสร้างสไลด์ได้หลายหน้า โดยบันทึกไว้ในแฟ้มข้อมูลเพียงแฟ้มเดียว ก็จำเป็นจะต้องมีวิธีแสดงผลข้อมูลในหลายรูปแบบ การแสดงผลข้อมูลแต่ละรูปแบบนี้เรียกว่า มุมมองเพื่อให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับสไลด์ได้สะดวกยิ่งขึ้น
มุมมองต่างๆ สำหรับการแสดงผลข้อมูล เช่นมุมมองแบบเรียงลำดับหน้าสไลด์ คือ จะแสดงให้เห็นสไลด์ทุกๆ หน้าพร้อมกัน และเห็นลำดับการจัดเรียงหน้าสไลด์ได้ทันที ดังนั้น ถ้าต้องการสับเปลี่ยนลำดับการแสดงผลข้อมูลใหม่ ก็สามารถทำได้ทันทีในขณะที่อยู่ในมุมมองนี้ โดยเลือกสไลด์หน้าที่ต้องการเปลี่ยนตำแหน่ง แล้วดึงไปวางในตำแหน่งใหม่ตามความต้องการ หรือมุมมองแบบที่สามารถเขียนคำอธิบายสไลด์กำกับไว้ใต้สไลด์แต่ละหน้า เพื่อใช้เป็นเอกสารสำหรับผู้พูด หรือมุมมองแบบแสดงผลเต็มหน้าจอสำหรับสไลด์ทีละหน้าตามลำดับก่อนหลังที่ได้เรียงไว้ มุมมองแบบนี้จะเป็นมุมมองที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลจริง ๆ ดังนั้น ผู้ใช้สามารถตรวจสอบการแสดงผลข้อมูลจริงได้จากมุมมองนี้
