คงไม่มีใครปฏิเสธว่า ปัจจุบัน e-mail ได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของคนเราอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในยุคโลกาภิวัฒน์ที่มีการติดต่อสื่อสารข้ามประเทศกันเป็นว่าเล่น การเขียน e-mail ด้วยภาษากลางอย่างภาษาอังกฤษจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่คนไทยส่วนใหญ่มักจะเขียน e-mail ตามความเคยชินของแต่ละคน โดยไม่ได้สนใจว่า ตนเองใช้ภาษาถูกต้องหรือไม่? หรือบ้างก็ใช้วิธีครูพักลักจำ คือ เมื่อเห็นรูปประโยคที่สละสลวยจาก e-mail ของเจ้าของภาษาก็จดจำมาประยุกต์ใช้กับการเขียน e-mail ของเรา ซึ่งเป็นวิธีที่ดีประโยคที่เจ้าของภาษานิยมใช้เขียน e-mail เพื่อให้คุณได้จดจำไปใช้ในชีวิตประจำวัน ภาษาเขียนของคุณจะได้สละสลวย มีความเป็นมืออาชีพเวลาติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ
กรณีที่ไม่สามารถระบุชื่อผู้รับได้ คุณอาจจะใช้วลีว่า “To Whom It May Concern:” หรือ “Dear Sir or Madam:” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า “เรียนท่านผู้ที่เกี่ยวข้อง” หรืออาจใช้ “Dear + ตำแหน่ง” ก็ได้ เช่น “Dear Sales Manager:”, “Dear Customer:” หรือจะละคำขึ้นต้นไปเลยก็ได้ แต่ห้ามใช้ “Dear + ชื่อบริษัท” เช่น “Dear X company:”
รูปแบบประโยคนี้ควรจำเพื่อนำไปใช้
“I am looking forward to + กิริยาเติม ing” หรือถ้าไม่เป็นทางการมากนักอาจจะใช้ “Looking forward to + กิริยาเติม ing” แปลเป็นไทยว่า “ฉันตั้งหน้าตั้งตารอที่จะ...” หรือถ้าคุณอยากลงท้ายด้วยการฝากความคิดถึง คุณอาจจะใช้คำว่า “Give my regards to…” หรือ “Best wishes to…” แต่ถ้าเป็นคนสนิทกันอาจลงท้ายแบบเป็นกันเองว่า “Speak to you soon” หรือ “See you soon” หรือ “Bye (for now)” หรือ “All the best” ก็ได้
การอ้างถึงการติดต่อครั้งก่อน (Previous Contact)
แบบเป็นทางการ (Formal)
- Thank you for your e-mail of …(ขอบคุณสำหรับ e-mail ของคุณเรื่อง…)
- Further to your last e-mail, …(อ้างถึง e-mail ล่าสุดของคุณ, ...)
- I apologize for not getting in contact with you before now. (ต้องขอโทษด้วยที่ไม่ได้ติดต่อคุณก่อนหน้านี้)
แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Thanks for your e-mail. (ขอบใจสำหรับ e-mail ของคุณ)
- Re your e-mail, … (อ้างถึง e-mail ของคุณ, ...)
- Sorry I haven’t written for ages, but I’ve been really busy. (ขอโทษที่ไม่ได้เขียนหาคุณมานาน ฉันยุ่งจริงๆ)
จุดประสงค์ของการเขียน e-mail (Reason for Writing)
แบบเป็นทางการ (Formal)
- I am writing in connection with…หรือ I am writing with regard to…
(ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ...)
- In reply to your e-mail, here are… (เพื่อตอบ e-mail ของคุณ, นี่คือ...)
- Your name was given to me by… (ฉันได้ชื่อของคุณมาจาก...)
- We would like to point out that… (เราอยากจะชี้แจงว่า...)
แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Just a short note about…หรือ I’m writing about… (ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ...)
- Here’s the … you wanted. (นี่คือ ... ที่คุณต้องการ)
- I got your name from… (ฉันได้ชื่อของคุณมาจาก...)
- Please note that… (ขอให้ทราบว่า...)
ให้ข้อมูล (Giving Information)
แบบเป็นทางการ (Formal)
- I’m writing to let you know that…(ฉันเขียนมาเพื่อให้คุณทราบว่า...)
- We are able to confirm that…(เราอยากจะยืนยันว่า...)
- I am delighted to tell you that…(ฉันดีใจที่จะบอกคุณว่า...)
- We regret to inform you that…(เราเสียใจที่จะแจ้งให้คุณทราบว่า...)
แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Just a note to say… (แค่อยากจะบอกว่า...)
- We can confirm that… (เรายืนยันว่า...)
- Good news! (ข่าวดี!)
- Unfortunately, … (โชคไม่ดี,...)
