แม้ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์จะกำเนิดขึ้นมาไม่นานนักก็ได้เป็นที่นิยมใช้กันแพร่หลายทั้งทางราชการ รัฐวิสาหกิจและธุรกิจเอกชน เพื่อใช้เป็นเครื่องประมวลผลในปัญหาที่ตนเกี่ยวข้อง เช่น ปัญหาทางคณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์วิศวกรรมศาสตร์ อุตสาหกรรมศาสตร์ สังคมศาสตร์ ธุรกิจและการบัญชี การเกษตร การแพทย์ ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ทำงานอย่างหนัก ไม่มีเวลาว่างเว้น
เครื่องคอมพิวเตอร์แบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นมามีวิธีการป้อนคำสั่งหรือข้อมูลหลายวิธี เช่น เจาะรูเป็นรหัสบนบัตรคอมพิวเตอร์ บันทึกข้อมูลลงบนแถบแม่เหล็กหรือจานแม่เหล็กเป็นรหัสต่างๆ เป็นต้น
เนื่องจาก เครื่องคอมพิวเตอร์มีภาระหนักในปัจจุบันจึงจำเป็นต้องทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด และไม่ควรเสียเวลาในสิ่งที่ไม่จำเป็นต่างๆ ด้วยการเตรียมข้อมูลให้เสร็จเรียบร้อยก่อนป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยคำนึงถึงสิ่งต่างๆ ดังนี้
๑. ความละเอียดแม่นยำ หมายถึงการเตรียมข้อมูลให้ถูกต้อง มีการตรวจสอบข้อผิดพลาดและแก้ไขให้เรียบร้อย มิฉะนั้นผลของการประมวลผลจะผิดพลาด หรือเครื่องไม่สามารถปฏิบัติตามได้ ทำให้ต้องเสียเวลาเตรียมข้อมูลใหม่ และเสียเวลาการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์โดยไม่จำเป็น
๒. อัตราเร็วของการป้อนข้อมูล การลดเวลาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์จะสามารถป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ได้มาก ช่วยให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ซึ่งทำได้ด้วยการนำข้อมูลต่างๆบันทึกลงบนแถบแม่เหล็ก หรือจานแม่เหล็ก ถ้าข้อมูลได้ถูกบันทึกไว้ในรูปแบบอื่น เช่น บันทึกไว้บนบัตรคอมพิวเตอร์ก็ให้นำมาเข้าเครื่องเปลี่ยนรหัสแล้วบันทึกลงสู่แถบแม่เหล็ก
๓. ง่ายต่อการใช้งาน เครื่องที่ใช้บันทึกข้อมูลและป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ควรมีรูปแบบที่กะทัดรัดและง่ายต่อการใช้งาน เช่น แถบตลับ หรือดิสก์แพ็ก เป็นต้น
๔. ประหยัดค่าใช้จ่าย การบันทึกข้อมูลลงบนแถบหรือจานแม่เหล็กโดยตรวจแก้ไขให้ถูกต้อง เรียงลำดับให้เหมาะสม ทำให้สามารถป้อนข้อมูลได้รวดเร็ว ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายของเครื่องคอมพิวเตอร์
แม้ว่าเครื่องเจาะบัตรแบบต่างๆ จะสามารถเจาะบัตรได้มากมาย แต่ก็ยังใช้เวลามากและเสียค่าใช้จ่ายสูงในการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ดังนั้นจึงได้มีการแก้ไขปรับปรุงด้วยการบันทึกข้อมูลลงแถบแม่เหล็กโดยตรง ซึ่งเจ้าหน้าที่จะเป็นผู้บันทึกข้อมูลลงแถบหรือจานแม่เหล็กด้วยการกดแป้นอักษร แล้วมีสัญญาณไฟฟ้าไปเก็บไว้ที่ส่วนความจำแบบแกนแม่เหล็กก่อนที่จะส่งผ่านต่อไปยังแถบ ทั้งนี้เพื่อตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนด้วยการกดแป้นอักษรซ้ำข้อความเดิม เมื่อพบว่ามีข้อผิดก็สามารถแก้ไขได้ แล้วจึงส่งผ่านไปยังแถบแม่เหล็ก
วิธีการนี้ทำให้การเตรียมข้อมูลลงแถบแม่เหล็กเร็วกว่าการเตรียมข้อมูลลงบัตร เนื่องจากการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพที่ดีกว่าเดิม ตรวจสอบง่าย และทำงานได้อย่างเงียบสงบ
ในทำนองเดียวกันกับการเตรียมข้อมูลลงแถบแม่เหล็กเราสามารถเตรียมข้อมูลจากแป้นอักษรลงสู่แถบตลับ จานแม่เหล็ก และดิสเกตต์ได้เช่นกัน
