เครื่องใช้สำนักงานมีอะไรบ้างพร้อมประโยชน์ - ถามตอบที่ Sanook! Guru

องคำนวณเลข             เครื่องใช้สำนักงานที่มีส่วนช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย คือ quot เครื่องคำนวณเลข quot             ความหมายและความสำคัญของเครื่องคำนวณเลข         เครื่องคำนวณเลข หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการบวก ลบ คูณ หาร โดยอัตโนมัติ เครื่องคำนวณเลขมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานสำนักงาน ในด้านการคำนวณตัวเลข ช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ไม่ผิดพลาด     ประเภทของเครื่องคำนวณเลข   เราแบ่งเครื่องคำนวณเลขออกเป็น 2 ชนิด คือ               1 เครื่องบวกเลข ADDING MACHINE ใช้สำหรับการบวกลบตัวเลขโดยทั่วไป ๆ เครื่องบวกเลขจะมีแถบกระดาษสำหรับการพิมพ์ตัวเลขที่คำนวณ เพื่อเป็นหลักฐานไว้ให้ทำการตรวจสอบความถูกต้องได้ สามารถที่จะใช้ในการคูณและหาร ได้โดยอาศัยหลักการบวกหรือลบหลาย ๆ หนก็ได้ ทั้งแบบมือโยกแบบใช้ไฟฟ้า             2 เครื่องคำนวณเลข CALCULATING MACHINE ใช้สำหรับการบวก ลบ คูณ หาร ตัวเลขอัตโนมัติ เป็นเครื่องใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งที่มีแถบกระดาษ หรือมีจอภาพอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือมีทั้งจอภาพ และแถบกระดาษในเครื่องเดียวกัน     เครื่องพิมพ์ดีด               เครื่องพิมพ์ดีด หมายถึง เครื่องที่ทำหน้าที่พิมพ์ข้อความลงบนกระดาอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและทำให้ง่ายต่อการอ่าน     ประเภทและขนาดของเครื่องพิมพ์ดีด         เครื่องพิมพ์ดีดมีอยู่มากมายหลายชนิดและหลายขนาดด้วยกันหน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้อง เลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน เราแบ่งเครื่องพิมพ์ดีดออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน คือ           1 เครื่องพิมพ์ดีดประเภทภาษาไทยล้วน ทั้งแบบใช้มือพิมพ์สัมผัส และแบบใช้ไฟฟ้า       2 เครื่องพิมพ์ดีดประเภทสองภาษา เป็นเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า ได้แก่                   2 1 เครื่องพิมพ์ดีดที่มีหัวพิมพ์เป็นลักษณะลูกกอล์ฟที่เรียกว่า กอล์ฟบอล GOLF BALL                   2 2 เครื่องพิมพ์ดีดที่มีช่องสำหรับใส่ตลับ ที่เรียกว่าจานพิมพ์ DAISY WHEEL     เครื่องอัดสำเนา             เครื่องอัดสำเนาเป็นเครื่องใช้สำนัักงานที่ช่วยในการผลิตเอกสรได้อย่างสะดวกรวดเร็วประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย       ความหมายและความสำคัญของเครื่องอัดสำเนา           พจนานุกรมไทย ได้ให้ความหมายของ quot เครื่องอัดสำเนา quot ไว้ดังนี้ quot เครื่องอัดสำเนา คือ เครื่องที่ใช้หมุนให้ข้อความติดกระดาษ โดยมีกระดาษไขพิมพ์ดีดเป็นแบบ quot     ประเภทของเครื่องอัดสำเนา         เครื่องอัดสำเนามีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน เรา แบ่งเครื่องอัดสำเนาออกเป็น 3 ประเภท คือ         1 เครื่องอัดสำเนาชนิดมือหมุน   2 เครื่องอัดสำเนาชนิดอัตโนมัติ   3 เครื่องอัดสำเนาแบบดิจิตอล               อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการอัดสำเนา 1 กระดาษไข 2 น้ำยาลบกระดาษ 3 เครื่องเขียนกระดาาไขหรือชุดเขียนกระดาษไข 4 แผ่นรองเขียนกระดาษไข 5 กระดาษอัดสำเนา 6 เครื่องอัดสำเนา 7 หมึกอัดสำเนา     เครื่องถ่ายเอกสาร       เครื่องถ่ายเอกสาร หมายถึงเครื่องจักรที่ใช้สำหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อจัดทำเป็นสำเนาโดยมีภาพและ   ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ         เครื่องถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาสมกับงาน เราแบ่งเครื่องถ่ายเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ           1 เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา         เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดาเป็นเครื่องถ่ายเอกสารในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำงานแบบปกติ ไม่มีขีดความสามารถพิเศษ นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารจากต้นฉบับลงบนกระดาษถ่ายเอกสารที่เป็นขนาดปกติเท่าต้นฉบับ           2 เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย         เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยายเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีดความสามารถในการ ย่อขนาดเอกสารให้เล็กลงและขยายขนาดเอกสารให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติ จัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษที่นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา ช่วยให้ลดจำนวนเอกสารในสำนักงานลงเป็นอย่างมาก         3 เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล         เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าและทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสาปกติ สามารถทำสำเนาได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว เอกสารจะมีความคมชัดและประหยัดค่าใช้จ่าย สะดวกและง่ายต่อการใช้เพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปควบคุมการทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์     เครื่องโทรศัพท์     เราสามารถแบ่งประเภทของการติดต่อสื่อสารออกเป็น 2 ประเภท คือ         1 การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา         2 การติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร           ในการติดต่อสื่อสารที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ จำเป็นต้องอาศัยบริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทยและกรมไปรษณีย์โทรเลข บริการที่ใช้นี้เรียกว่า “ บริการโทรคมนาคม ” ซึ่งช่วยให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย บริการเหล่านั้นมีมากมายหลายประเภท ซึ่งผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสม โดยมุ่งให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน สามารถที่จะสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่ที่ใช้กันมากและมีวิธีการใช้ง่าย ๆ ได้แก่ บริการโทรศัพท์ Telephone Services ซึ่งแบ่งออกเป็น         1 โทรศัพท์ส่วนบุคคล Personal Telephone         2 โทรศัพท์สาธารณะ Public Telephone         3 โทรศัพท์มือถือ Mobile     เครื่องโทรสาร             เครื่องโทรสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการติดต่อธุรกิจให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และเป็นหลักฐานที่สามาใช้อ้างอิงได้       เนื่องจากสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทางได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีและเสียค่าใช้จ่ายอย่างประหยัดอีกด้วย ธุรกิจทุกแห่งจึงมีเครื่องโทรสารไว้สำหรับการรับส่งข้อมูล และมักจะเปิดเครื่องไว้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อที่จะไม่พลาดข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ ในปัจจุบันเครื่องโทรสารได้รับการพัฒนาให้มีหน่วยความจำที่สามารถบันทึกข้อมูล แม้จะปิดเครื่องไว้ก็ตาม นับเป็นความก้าวหน้าอีกขั้นหนึ่ง       เครื่องคอมพิวเตอร์       คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ electrinic device ที่มนุษย์ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดการกับข้อมูลที่อาจเป็นได้ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ที่ใช้แทนความหมายในสิ่งต่าง ๆ โดยคุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์คือการที่สามารถกำหนดชุดคำสั่งล่วงหน้าหรือโปรแกรมได้ programmable นั่นคือคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้หลากหลายรูปแบบ     คุณสมบัติของคอมพิวเตอร์           ปัจจุบันนี้คนส่วนใหญ่นิยมนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ มากมาย ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะคิดว่าคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่สามารถทำงานได้สารพัด แต่ผู้ที่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์จะทราบว่า งานที่เหมาะกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างยิ่งคือการสร้าง สารสนเทศ ซึ่งสารสนเทศเหล่านั้นสามารถนำมาพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บไว้ใช้ในอนาคตได้   เครื่องพิมพ์ ปริ๊นท์เตอร์           เครื่องพิมพ์ คือ อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพ ที่อยู่บนจอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพื่อสามารถนำไปใช้ในงานอื่นๆ ได้ เครื่องพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบนกระดาษได้ทั้งตัวอักษร และรูปภาพ ปัจจุบันมีให้เลือกหลายแบบเพื่อการนำไปใช้งานที่ต่างกันออกไป ซึ่งมีดังต่อไปนี้     ประเภทของเครื่องพิมพ์ Printer                       เครื่องพิมพ์แบบจุด Dot Matrix Printer หรือ ดอตเมทริกซ์ คือเครื่องพิมพ์ที่อาศัยการใช้ หัวเข็มไปกระแทกกระดาษ โดยผ่านผ้าหมึกทำให้เป็นจุดขึ้น เห็นจะมีแต่ประโยชน์ด้านทำกระดาษไขสำหรับงานโรเนียวเอกสาร และพิมพ์โดยซ้อนกระดาษ Carbon ได้เท่านั้น คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้ คือ         gt gt gt สามารถพิมพ์ลงบนกระดาษที่มีหลายสำเนาหลายชุดได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์หลายครั้ง ซึ่งเครื่องพิมพ์แบบอื่นไม่สามารถทำได้         gt gt gt มีความทนทานในการใช้งานสูง         gt gt gt สามารถพิมพ์กับกระดาษต่อเนื่องได้   เครื่องพิมพ์แบบหมึกพ่น Inkjet Printer คือเครื่องพิมพ์ที่ใช้วิธีพ่นน้ำหมึกลงไปบนกระดาษ โดยหมึกจะถูกฉีดออกจากรูขนาดเล็กบนหัวพิมพ์ ซึ่งหมึกที่ใช้จะเป็นแม่สี 3 สี คือ แดง เหลือง และน้ำเงิน คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้ คือ         gt gt gt สามารถพิมพ์ภาพสีได้ โดยมีตลับหมึกสีแยกอิสระ สามารถถอดเปลี่ยนใหม่ได้         gt gt gt คุณภาพการพิมพ์คมชัดกว่าแบบใช้หัวเข็ม ให้ความละเอียดสูง เหมาะสำหรับงานด้านกราฟิก และงานด้านการนำเสนอ Presentation         gt gt gt สามารถพิมพ์บนผิววัสดุอื่นๆ นอกจากบน กระดาษ ได้ เช่น แผ่นใส สติกเกอร์ เป็นต้น                     เครื่องพืมฑแบบเลเซอร์ Laser Printer ทำงานโดยการยิงลำแสงเลเซอร์เพื่อจัดเรียงผงหมึกให้เกิดเป็นภาพที่ต้องการ จากนั้นก็ใช้แรงดันและความร้อนผลักให้มึกจับตัวติดกับเนื้อกระดาษ ผลลัพธ์จะมีความละเอียดมากที่สุด และมีความเร็วสูงที่สุดในบรรดาเครื่องพิมพ์ทั้งหมด เครื่องพิมพ์เลเซอร์มี 2 แบบ คือ ขาว ดำ และสี     เครื่องสแกนเนอร์ โดยสแกนเนอร์จะแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์รู้จักและสามารถประมวลผลข้อมูลให้แสดงเป็นภาพบนจอภาพ ภาพที่ได้จากการสแกนนี้สามารถนำมาจัดเก็บ ตกแต่งหรือแก้ไข เช่น ขยายหรือย่อขนาดภาพ เก็บไว้ในเครื่อง ก่อนนำมาใช้งานต่อไปได้     ประเภทของเครื่องสแกนเนอร์           1 สแกนเนอร์แบบแท่นราบหรือแบบระนาบ Flatbed Scanner บางครั้งเรียกว่า สแกนเนอร์แบบเดสท็อป หรือสแกนเนอร์แบบตั้งโต๊ะ เป็นสแกนเนอร์ที่ใช้สแกนเอกสาร ภาพถ่ายหรือภาพพิมพ์ต่างๆ มีลักษณะคล้ายๆ เครื่องกระดาษ แม้ว่าราคาจะแพงกว่า นอกจากนี้สแกนเนอร์ประเภทนี้ยังเป็นที่นิยมใช้ทั่วไปอีกด้วย           2 สแกนเนอร์แบบดึงกระดาษหรือแบบป้อนกระดาษ Sheet-fed Scanner เครื่องสแกนเนอร์ประเภทนี้จะทำงานได้ดี เมื่อใช้งานร่วมกับตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ ข้อจำกัดของสแกนเนอร์แบบดึงกระดาษ คือ ไม่สามารถสแกนภาพจากหนังสือที่เป็นรูปเล่มได้ ถ้าต้องการสแกนภาพในหนังสือจริงๆ จำเป็นต้องฉีกกระดาษออกเป็นแผ่นๆ         3 สแกนเนอร์แบบมือถือ Handheld Scanner สแกนเนอร์แบบมือถือเป็นสแกนเนอร์ที่มีขนาดเล็ก สแกนเนอร์ประเภทนี้จะให้ภาพที่มีคุณภาพไม่ดีนัก จึงเหมาะกับภาพที่ไม่ต้องการความละเอียด มีประโยชน์ในด้านการสแกนข้อความได้รวดเร็ว           4 สแกนเนอร์แบบลูกกลิ้ง Drum Scanner สแกนเนอร์แบบลูกกลิ้งเป็นสแกนเนอร์ใช้ในอุตสาหกรรมการพิมพ์ เนื่องจากสามารถสแกนรายละเอียดของภาพได้มากและดีกว่าสแกนเนอร์ประเภทอื่นๆ     ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน   เครื่องใช้สำนักงานให้ประโยชน์แก่หน่วยงานสำนักงานเป็นอย่างมาก พอจะสรุปได้ดังนี้ 1 ช่วยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตได้นั้น จะแลดูเป็นระเบียบ อ่านง่ายชัดเจน มีประสิทธิภาพ   2 ช่วยลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย งานเอกสารที่ทำได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย และลดต้นทุนในการผลิตลง   3 ช่วยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลิตด้วยเครื่องใช้สำนักงาน ย่อมแลดุดีกว่างานที่ผลิตด้วยมือ มีความสม่ำเสมอและจัดได้อย่างมีระเบียบ   4 ช่วยลดความเบื่อหน่ายและความเมื่อยล้า งานบางอย่างนั้น ต้องทำซ้ำซากจำเจทำให้เกิดการเบื่อหน่าย และความเมื่อยล้าได้ หากได้นำเอาเครื่องใช้สำนักงานมาช่วยแบ่งเบาภาระได้จะทำให้ลดความเมื่อยล้าได้   5 ช่วยในการควบคุมและตรวจทาน งานบางอย่างอาจลดการตรวจทานลงไปได้ เช่น การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการคำนวณ การพิมพ์เช็คให้ลูกค้า จะเสียเวลาในการตรวจทานครั้งแรกเพียงครั้งเดียว